Assistant(e) exécutif(ve)

Job Description

Un équipe qui construit bien plus que des bâtiments

PRISME ARCHITECTURE regroupe une équipe de 40 professionnels passionnés et dynamiques qui travaillent ensemble pour donner vie à des projets porteurs dans nos communautés. Spécialisés en conception de bâtiments institutionnels publics – écoles, infrastructures municipales, établissements hospitaliers – nous avons à cœur de créer des espaces qui inspirent, soutiennent et améliorent la qualité de vie de ses utilisateurs.

Rejoindre une équipe humaine et des projets ambitieux

Dans la poursuite de notre transformation, nous sommes à l’aube de défis stimulants, avec des projets ambitieux allant au-delà du domaine institutionnel et qui allient innovation, expertise et partenariats stratégiques. Au-delà des plans et des devis, nous croyons que ce qui nous distingue, c’est notre culture axée sur le bien-être de nos employés et notre conviction que les valeurs collaboratives sont la clé de notre réussite.

L’assistant(e) exécutif(ve) assure un soutien administratif stratégique et opérationnel auprès du comité de direction, en veillant à la coordination efficace des offres de services, la gestion documentaire, l’organisation interne et la logistique des activités de l’entreprise, avec une approche d’efficacité organisationnelle.

Soutien aux offres de services  

• Préparer les documents nécessaires, tels que les certificats d'assurance, de francisation, d’AMP et de CNESST, afin de répondre aux exigences administratives
• Assembler les documents finaux pour les offres de services, en respectant les normes internes et celles du client
• Déposer les documents sur les plateformes (ou autre) et ce, dans les délais prescrits
• Maintenir à jour et organiser l'ensemble des documents et informations lié aux offres de services, y compris les fiches de projets, tableaux de bord, CV des employés, coordonnées des clients et l’organigramme de l’entreprise
• Soutenir les directeurs de projets dans la préparation des propositions d’honoraires

Soutien au comité de direction

• Gérer les agendas des membres du comité (rdv, réunions, déplacements)
• Organiser les réunions : convocations, ordres du jour, logistique, prise de notes, rédaction des procès-verbaux
• Préparer des documents internes : rapports, présentations, notes
• Soutenir les directeurs dans toute tâche de nature administrative

Gestion générale du bureau 

• Répondre aux appels téléphoniques et accueillir les visiteurs
• Planifier et coordonner les réservations (salles, événements, présentations)
• Gérer divers dossiers administratifs, tels que les accès, courriels généraux, gestion d’immeuble et assurances
• Effectuer des transactions courantes : achats, commandes, inscriptions, réservations
• Assurer la gestion documentaire : classement, archivage, confidentialité

Ce que nous recherchons pour agrandir notre équipe  

• DEC pertinent à l’emploi (techniques de bureautique, coordination de bureau, administration) 
• Minimum de 5 ans d’expérience pertinente 
• Expérience dans une entreprise de services professionnels (un atout) 
• Sens de l’organisation, rigueur et autonomie 
• Discrétion et professionnalisme
• Maîtrise des outils bureautiques (Suite Office ) ( SEAO : un atout) 
• Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs demandes simultanées
• Aisance en communication écrite et orale (français) 

Notre expérience employé 

• Salaire compétitif établi selon votre expérience et vos compétences 
• Horaire à temps plein de 35 heures par semaine avec les vendredis après-midi libres
• Horaires flexibles favorisant la conciliation entre vie professionnelle et personnelle 
• 7 jours de congés personnels pour répondre aux imprévus et aux besoins du quotidien 
• Congé additionnel à Pâques 
• Deux semaines de congé payé durant la période des Fêtes 
• Assurances collectives et régime de retraite 
• Activités sociales variées avec contribution de l’employeur tout au long de l’année

• Français parlé et écrit - Faible

• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Bureautique